Hoe een verzoek tot afsluiting van een dossier juridisch aan te pakken
Als u een volledige afrekening heeft voldaan en uw dossier ondanks herhaalde verzoeken niet wordt afgesloten, kunt u overwegen om een formele, aangetekende brief te sturen. Hier zijn de stappen die u kunt volgen om uw zaak effectief te communiceren:
Stappen om uw verzoek in de brief te benadrukken
Begin met uw contactgegevens: Plaats uw volledige naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres bovenaan de brief, gevolgd door de contactgegevens van de ontvanger.
Datum van de brief: Vermeld de datum waarop u de brief schrijft.
Onderwerpregel: Gebruik een duidelijke en beknopte onderwerpregel, bijvoorbeeld “Verzoek tot afsluiting van dossier [dossiernummer]”.
Inleiding: Begin met een formele begroeting, zoals “Geachte heer/mevrouw [Achternaam],”.
Uitleg van de situatie: Beschrijf kort en duidelijk de situatie. Vermeld dat u de volledige afrekening heeft betaald en dat u meerdere keren heeft gevraagd om afsluiting van het dossier.
Verstrek bewijs van betaling: Voeg kopieën van betalingsbewijzen bij als bijlage bij uw brief. Verwijs in uw brief naar deze bijlagen.
Verzoek tot afsluiting: Druk duidelijk uw wens uit om het dossier te laten afsluiten. Gebruik formuleringen zoals: “Ik verzoek u hierbij dringend om tot afsluiting van het dossier over te gaan, aangezien alle financiële verplichtingen zijn voldaan.”
Termijn voor reactie: Geef een redelijke termijn waarbinnen u een reactie verwacht, bijvoorbeeld twee weken. “Ik verzoek u vriendelijk om binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief te bevestigen dat het dossier is afgesloten.”
Afsluiting: Eindig met een formele afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet,” gevolgd door uw handtekening en naam.
Door deze structuur te volgen, maakt u uw verzoek op een duidelijke en professionele manier kenbaar. Vergeet niet om een kopie van de brief en de verzendbevestiging te bewaren voor uw eigen administratie.
